近日，由智享会与法大大联合出版的《工作模式与内容的灵活管理》调研报告正式发布。在数字化浪潮席卷各行各业的当下，企业该如何顺应时代发展、完善工作模式与内容的灵活管理，是人力资源管理者亟需思考的问题。
报告中详细解析了8大名企的未来办公模式探索之路，我们将与您逐期分享欣旺达(300207)、周大福、软通动力、中骏集团、VMware、帝斯曼、开利、鼎捷软件(300378)8家企业的最佳实践案例，以期为您提供企业灵活管理方式的参考。
本期案例：周大福（全球知名珠宝品牌）
分享嘉宾：周大福人力资源高级经理王维中
项目背景
周大福珠宝集团拥有庞大的零售网络，截止目前于中国内地超1000个城市设立超过6000家门店，并推动电子商务业务的迅速发展，实施“双动力”策略，在全渠道零售环境下成功突围而出。按年度销售额来看，周大福已稳居全球珠宝行业领先地位。在全球奢侈品品牌排名中，周大福排名第八，也是中国唯一进入排名前十的公司。公司保持每年新增1000家门店，覆盖城市越来越多。
在员工数量多、地域分布广的情况下，通过传统方式签署各类文件，完成人力资源制度民主程序开展、劳动合同签订、制度签阅，绩效、考勤、到调离、薪资确认等工作的过程中，要文件打印、盖章申请、邮寄及存档的门店超6000家，耗时费力，相关工作频次高、耗时长、监管及回收难、成本高、劳动风险高等问题凸显，给公司人力资源管理带来前所未有的挑战，同时大量的纸张使用也不符合绿色可持续发展理念。通过科技手段降本增效，应对快速发展带来的挑战已势在必行。于是周大福开始试点电子签等新技术解决以上痛点。
电子签名应用场景
近年来，在各级人社部门的政策推动下，电子合同在人力资源领域迎来爆发式发展。周大福则早就在盐田区人力资源局的支持下，成为了首个由政府指定进行电子劳动合同试点的企业。
周大福电子签名具体应用场景如下：
1、电子劳动合同
公司被政府选定为试点单位后，高度重视电子劳动合同试点工作，认真研究，依据《劳动合同法》和《电子签名法》相关规定，突出创新性和可行性，形成电子劳动合同试点建设方案，并于2020年7月完成实施并签署广东省第一张电子劳动合同。
项目回顾
2019年1-7月：在盐田区人力资源局指导下，周大福珠宝梳理业务痛点，提出人力资源数字化解决方案，并正式提出试点申请。
2019年8月：盐田区人力资源局向国家人力资源与社会保障部提交《盐田区部级深化构建和谐劳动关系综合配套改革试点实施方案》，周大福电子劳动合同试点项目为入选“创新劳动合同管理机制”唯一项目。
2019年12月：国家人力资源与社会保障部正式批准盐田区方案，周大福成为首家政府支持试点创新劳动合同管理机制的单位。
2020年4-6月：周大福试点方案经过法院、人社局、劳动仲裁院、大学法学院等多方专家评估后，取得政府主管部门同意实施。
2020年7月：项目启动并完成电子劳动合同签署。
周大福电子劳动合同方案涉及劳动关系建立、劳动关系监督与服务、劳动争议调解与案件审理三大流程，通过流程设计、技术设计两大保障电子劳动合同的生成、传递、储存等满足《电子签名法》等规定的要求，并能支持劳动司法流程的数据取证。
电子劳动合同方案通过试点并验收后，周大福将电子签技术全面应用于人力资源管理各类场景。
2、绩效管理
周大福处在珠宝零售行业，需要每月跟员工沟通销售目标及确认绩效结果。现通过周大福智人APP，可以使用电子签完成以上的签署工作。
3、日常考勤
以前周大福使用纸质形式签署考勤表，在2021年之后开始使用电子签形式完成日常考勤表的签署与确认。
4、公示文件
企业内部变更员工制度及奖金制度后要做公示。在上线电子签之前，周大福通过电子邮件将公示文件发送至全国各个门店，门店员工下载打印后粘贴至店内，每位员工签名后将纸质版文件存档，其程序相对复杂。但现在周大福所有的公示文件均可通过智人APP使用电子签完成签署，员工可以在APP上查看公示文件，如果员工有任何疑问也可通过平台联系HR，沟通后再签署。
5、证明类文件
在职证明、离职证明、收入证明，以及人事流程里关于调薪的具体信息等等，以往均是员工线下签署，而现在企业员工薪资调整、奖金发放的确认函都将使用电子签的方式。
在整个应用场景上，除了劳动合同、考勤、绩效等以往已经应用电子签的场景，周大福希望人事流程里涉及到员工签名的所有场景，都应用电子签的方式。为公司降本增效，也为员工提供更好体验。
多维度价值体现
内部推广
周大福开始推行电子签时，综合了各方需求，提倡优先使用电子签签署人力资源文件，同时亦保留纸质版方式给大家选择。并通过各渠道宣导，无论是电子签名还是线下签署，都是有相同的法律效力的。如果员工离职之后想要获取曾经签署过的文件，也可以通过周大福的招聘微信公众号下载其签订过的所有电子签文件。所以从实际推行的效果来看，员工的接受程度相对较高，目前而言，周大福每年大概会签100万份以上的电子合同。
电子签的法律效力及劳动争议
企业在应用电子签时，最关键并不在于技术本身是否存在问题，而是在于监管部门或法院的认可程度，以及存在纠纷后仲裁如何判定。现在国家人社部和各地人社部门都出台了电子签在劳动关系领域的认定和争议处理细则，整体而言，政府对于电子签在劳动领域方面的认知程度和接受程度都在与时俱进，监管部门的流程也在不断完善。周大福电子签功能除了拥有与纸质签署同等的法律效力以外，也链接到公证处、司法鉴定中心，当某些个案需要数据举证，相关机构出具的《数据取证保全报告》等可以为司法流程提供支撑。
上线电子签的建议
1、先梳理内部流程，再上线电子签
建议企业应先梳理内部流程，最好先梳理各环节中的审批流程或者是审批过程中的节点所使用的文档工具，回顾企业人力资源的闭环情况。因为系统只是提升效率的工具，更重要的是要在前端走通所有流程，形成一个闭环，在整个环节和流程走通之后，再考虑用技术来助力业务，这样整体效率提升会更加明显。
2、周大福的具体应用
周大福在推行电子签之前，就已经推行了绩效管理的信息化系统。因为企业每个月都要进行一次目标分解和最终达成率的确认。在梳理了业务数据和HR的考核周期之后，再推行绩效系统和电子签，有这样具体的步骤才能提升整体的效率。
3、从应用频次高、风险系数低的场景开始推广
建议先选择应用频次高、风险低的场景，例如当月的出勤结果、绩效目标或绩效结果，门店的员工每人每月要签署三份，通过高频次的应用，逐步建立和培养员工的行为习惯，让员工熟悉和接受电子签，再扩大推广范围，例如电子合同、劳动合同以及人事相关的入转调离等应用频次相对低的场景。
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